はじめに
毎月の初めに、GA4の画面を開いて数字を拾い、表計算ソフトに転記して、会議用の資料に整える。慣れた担当者でも、これに半日ほどかかっているという会社は少なくありません。作業そのものは難しくないので、「そういうものだ」と思って続いている状態です。
この作業のうち、数字を集めて送る部分は、GA4に標準で付いている機能で自動化できます。一方で、月初に配信する設定にすると、前月の最後の数日分が欠けている場合があると公式ヘルプに書かれています。経営会議に出す数字が、気づかないうちに少なく出ていたら困ります。
この記事では、公式ヘルプに書かれている仕様の範囲で、何が自動化でき、何が自動化できないのかを整理します。そのうえで、自社で進めなくてよい場合まで書きます。なお、ここで扱う仕様は公式ヘルプと公式の掲載ページに書かれている内容です。自社のGA4の画面で実際にどう見えるかは、設定画面で確認してください。
GA4の標準機能で、レポートをメールで自動配信できる
GA4のヘルプによると、標準レポートとカスタムレポートを、日次・週次・月次・四半期のいずれかの頻度で、PDFまたはCSVとしてメール配信できます（アナリティクスヘルプ）。毎月1回、決まった相手に、決まったレポートが届く形です。
押さえておきたい前提と上限は、ヘルプ上、次のとおりです。
- 配信スケジュールは最大50件まで
- 受信者は最大50アドレスまで
- 設定できるのは管理者のみ
- リアルタイムレポートは対象外
「設定できるのは管理者のみ」は見落とされやすい点です。担当者が設定しようとしても、権限がなくて画面が出ない、ということが起こり得ます。着手前に、誰が管理者権限を持っているかを確かめておくと、無駄な行き違いを避けられます。
上限の50件・50アドレスは、中小規模の運用で足りなくなることはあまりないと思われます。見るべき数字の種類が増えたら、配信を増やすのではなく、まず「その数字を誰が見るのか」を整理するほうが先です。
月初に送ると、前月末の数字が欠けることがある
ここが今回いちばん伝えたい点です。同じヘルプには、月初にスケジュールを設定すると、前月の最後の3日間分のデータが欠落している場合があると明記されています。
毎月1日の朝にレポートが届くと、いかにも「先月の確定した数字」に見えます。しかし公式が欠落の可能性を書いている以上、月初に届いた数字は、そのまま月次の確定値として使わないほうが安全です。
同じヘルプには、対処として月の4日目にレポートをスケジュールすることをおすすめすると書かれています。ただし、4日目に設定すれば必ず欠けない、とまでは公式も書いていません。自社の配信で実際にズレが出るかは、自社の画面で確かめるのが確実です。見直すときの順番としては、次のようになります。
- 現在の配信日を確認する（月初になっていないか）
- 公式の推奨にならって月の4日目前後に変えた場合に、数字が変わるかを実際に見比べる
- 月末の数日分の数字が、GA4の画面で直接見たときと一致しているかを確認する
3番目の確認は、まず一度行っておくと安心です。自社の配信でズレが出るかどうかは、自社の画面でしか分かりません。
経営の観点では、数字が欠けていることよりも、欠けていることに誰も気づかないまま会議に出ることのほうが問題です。自動化は、人の確認作業を減らしますが、確認そのものを不要にはしません。
Looker Studioで送る場合は、通常版とPro版で上限が違う
メール配信の機能は、Looker Studio（Googleのレポート作成ツール）にもあります。こちらは見た目を整えたレポートを送れるぶん、GA4の標準配信とは別の仕様です。
Looker Studioのヘルプによると、通常のユーザーは1レポートあたり1スケジュールで、配信は1日1回までです。Pro版では1レポートあたり最大200スケジュールまで、配信は1時間に1回まで設定できます。受信者はどちらも50アドレスまでです（Looker Studioヘルプ）。
つまり、月1回、1つのレポートを数人に送る程度であれば、通常版の範囲に収まります。Pro版が主に要るのは、部署や店舗ごとに別々のレポートを大量に配りたいような場合です（Pro版では件名やメッセージのカスタマイズもできるとされています）。まずは通常版で足りるかを見て、足りないと分かってから検討するという順番で十分です。Pro版の料金は、この記事では扱いません。契約前に公式の案内で確認してください。
PDFで自動送信する手順を知りたい方は、Looker StudioのPDF自動送信の手順記事に実際の設定の流れをまとめています。
一点だけ注意：スプレッドシートに自動で入るとは限らない
GA4のデータを表計算ソフトに取り込むアドオン（GA4 Reports Builder）の掲載ページには、2024年4月18日のリリースノートにスケジュール実行への対応が書かれています。ただし、設定手順や制約の詳細までは確認できていません。自動更新に頼る場合は、初回に実際に更新されているかを確かめてください。 確認せずに運用を組むと、更新されていない数字が会議に出ることがあります。
この機能で消せる作業と、消せない作業
ここまでの機能で消せるのは、GA4に入っている数字を、決まった相手に、決まったタイミングで届ける作業です。毎月の「画面を開いて、数字を拾って、送る」にかかっていた時間は、これで減らせる可能性があります。
一方で、消せない作業もあります。
- GA4に入っていない数字は、配信しても集まりません。 楽天やAmazonなど複数のモールの売上、定期購入の継続や解約の数字などは、一般にGA4の外にあります。GA4のレポートを自動で送っても、これらは含まれません
- 数字の意味づけは自動化されません。 先月と比べて何が動いたか、次に何をするか、という解釈は人の仕事として残ります
- 数字の定義が会社ごとに違う場合の突き合わせも、配信機能では解決しません
複数モールの売上が合わない理由は、楽天とAmazonで売上の数字が合わない理由で整理しています。
月次レポートに半日かかっている原因が、「GA4の数字を拾う作業」なのか、「複数の場所の数字を突き合わせる作業」なのかで、打つ手が変わります。配信機能で消せるのは前者だけです。後者が重い場合は、配信機能を整えても、半日はほぼ変わりません。
自分で進めなくてよい場合
次のような状況であれば、この記事の内容を急いで実施する必要はありません。
- 数字を見る人が1人で、レポート作成が月1回15分程度で終わっている。 自動化の設定と確認に使う時間のほうが、毎月の作業時間より大きくなることがあります
- 配信しても、受け取った人が見ない。 見る人と見る数字が決まっていない状態で配信を始めても、メールが溜まるだけです。先に「誰が、どの数字で、何を決めるのか」を決めてください
- 半日かかっている原因が、複数モールや定期購入の数字の突き合わせにある。 この場合は、GA4の配信機能ではなく、別の数字をどこに集めるかが先の問題です
逆に、毎月同じ画面を開いて同じ数字を拾っている、受け取る人が複数いる、数字の拾い漏れが過去にあった、という場合は、自動化の効果が出やすい状況です。
自社のGA4で確認したい場合
配信設定を変える前に、そもそもGA4の数字が正しく計測されているかを確認しておくと、自動で送られる数字の信頼性が上がります。配信を自動化すると、誤った数字も正確に毎月届いてしまうためです。
計測の状態を点検したい場合は、GA4計測健康診断をご覧ください。配信の設定そのものは、ここまでの内容を確認しながら社内で進めることもできます。
おわりに
月次レポートの配信は、GA4の標準機能で自動化できる部分があります。ただし、月初の配信には、前月末のデータが欠けている場合があると公式が注意を書いています。自動化のあとに確認の手間が残ることを、あらかじめ織り込んでおくと安心です。
ここまでを社内で進めるのが難しい、あるいは「半日かかっている原因がどこにあるのか」を一度整理したい場合は、お問い合わせからご相談ください。現在の作業の流れをうかがったうえで、配信の設定で済むのか、別の整理が要るのかをお伝えします。