スプレッドシートでの集計運用が限界に近い
開くのに時間がかかる。誰かが一行消すと壊れる。作った人しか直せない。154件のうち12件がこの型です。
こういう状態でご相談をいただきます
- ファイルが重く、開くだけで待たされる
- 関数が入れ子になっていて、どこで何を計算しているか追えない
- 毎月決まった手順でコピー＆貼り付けしている時間がある
- 担当者が不在だと集計が止まる
なぜそうなるのか
- スプレッドシートは行数が増えると計算が急に重くなる
- 集計ロジックがセルの中に埋まっていて、外から見えない
- 手作業の手順が増えるほど、間違いに気づけなくなる
進め方
- 01
今の手順を書き出す
毎月何を何回やっているかを洗い出します。ここで不要な工程が見つかることがあります。
- 02
移すものを選ぶ
全部を移す必要はありません。重い集計と、毎月繰り返している部分だけを移します。
- 03
取り込みを自動化する
元データが自動で入る形にします。ここが人手のままだと、結局手作業が残ります。
- 04
出力先を今までと揃える
見る場所が変わると使われなくなるので、慣れた形式で出せるようにします。
お渡しするもの
- 現行の集計手順の棚卸し
- 移管したテーブルと自動取り込みの仕組み
- 今までと同じ形式で出るレポート
外注するかどうかの目安
目安として、毎月の手作業が1〜2時間程度なら、移す手間のほうが大きいことがあります。属人化していて止まると困る、という理由のほうが移す動機として強いです。