月次レポートの手作業作成を自動化したい
毎月、同じ数字を同じ形に整えている。中身より作業に時間がかかっている。154件のうち11件がこの型です。
こういう状態でご相談をいただきます
- 月初の数日がレポート作成でつぶれる
- 数字を貼り間違えたことがある
- コメントを書く時間がなく、数字を並べるだけになっている
- 担当者が変わると同じ形で作れない
なぜそうなるのか
- 集計・整形・清書が全部手作業で、どこも短縮されていない
- 元データの置き場所が毎回変わる
- レポートの形式が文書化されていない
進め方
- 01
形式を固定する
毎月変わらない部分と、毎月変わる部分を分けます。固定できる部分が自動化の対象です。
- 02
集計を自動化する
数字が決まった場所に決まった形で出るようにします。
- 03
文章の下書きを生成する
数字の説明までを下書きにします。判断を伴う記述は人が書きます。
- 04
確認と配信を組み込む
人が見るのは最終確認だけ、という形に寄せます。
お渡しするもの
- レポートの定型（固定部分と可変部分の切り分け）
- 集計から下書き生成までの仕組み
- 確認の手順
外注するかどうかの目安
レポートの形式が毎回変わる段階だと自動化できません。まず形を固めるところからになります。形が決まっていて毎月同じなら、削れる作業は大きい領域です。